اغلاق المشروع

محطة
ضرورية نلتفت فيها إلى ما أنجزناه، وما كان يمكن أن ننجزه بشكل أفضل، فهي لحظة تأمُّل
هادئة وسط ضجيج المهام، نراجع فيها خطواتنا، ونوثِّق ما تعلَّمناه لنمضي بخبرة
أوضح، على أرضية أكثر ثباتاً، إنَّها باختصار: مرحلة اغلاق المشروع.

يقول
المصطفى ﷺ: »إنَّ اللهَ تعالى يُحِبُّ إذا عمِلَ أحدُكمْ عملًا أنْ يُتقِنَهُ« [صحيح الجامع].

بهذا
التوجيه النبويِّ الكريم، ندرك أنَّ تمام العمل هو إتقانه على أحسن وجه، وهذا ما
نسعى إليه في إدارة المشاريع عموماً.

في
هذا المقال من موقع أتقن، نستعرض 7 خطوات عملية تساعدك على إغلاق المشروع بطريقة
تُضيف قيمة حقيقية، وتمهّد لنجاح المشاريع القادمة بثقة ووعي.

 

مفهوم اغلاق
المشروع PMP

في
علم الإدارة، يشير تعريف إغلاق المشروع إلى مجموعة من الإجراءات المنظّمة
التي يقوم بها فريق العمل بهدف إنهاء المشروع كاملاً، بطريقة رسمية صحيحة.

كما
يُطبَّق المفهوم نفسه أيضاً
على إغلاق مرحلة محدَّدة ضمن المشروع، لا سيِّما في المشاريع الكبرى أو متعدِّدة
المراحل.

 

بحسب دليل PMP، فإنَّ عملية إغلاق المشروع تحدث مرة
واحدة في نهاية المشروع، لكنَّها من ناحية أخرى مشابهة لعملية إغلاق المرحلة، التي
تتكرر أكثر من مرة خلال دورة حياة المشروع، وذلك عند الانتقال من مرحلة إلى أخرى.

فعند
انتهاء مرحلة مخطَّطة تحقَّقت أهدافها، من الطبيعي أن تُغلق رسمياً بعد مراجعة
نتائجها وتوثيق ما تحقَّق، ومن ثم الانتقال بسلاسة إلى المرحلة التالية، مستفيدين ممَّا
تم إنجازه ومتعلِّمين من التحديات التي واجهت الفريق.

 

 

جدول مقارنة - يوضح
الفرق بين اغلاق المشروع بالكامل وإغلاق إحدى مراحله

 

أهمية إغلاق المشروع[JF2] 

ينتج عن إغلاق المشاريع مكاسب
مهمة، من أهمها:

1.  
ضمان تسليم مخرجات المشروع بجودة ترضي جميع
الأطراف المعنية.

2.  
إتاحة الموارد البشرية والمادية والمالية؛ لإعادة
توجيهها نحو مشاريع جديدة.

3.   اغلاق
المشروع بعد التأكُّد من التعامل مع جميع
القضايا والمخاطر ذات الصلة.

4.  
توثيق النجاحات والتحديات، واستخلاص أفضل
الممارسات لتحسين أداء المشاريع القادمة، عبر استحداث إجراءات تصحيحية ووقائية،
وفقاً للخبرات والمخرجات الناتجة عن المشروع.

5.   تأكيد انتهاء
المشروع بصورة رسمية أمام جميع أصحاب المصلحة؛ لضمان الوضوح، وتحمُّل المسؤوليات، وسداد الاستحقاقات.

 

خطوات اغلاق المشروع

تتضمن
خطوات إغلاق المشروع مجموعة من الإجراءات التي تساعد على تسهيل الانتقال،
مع الحفاظ على سجلٍّ موثََّق يمكن الرجوع إليه في المستقبل، وتكون بالشكل التالي:

 

أولاً- التحقُّق من
استكمال مخرجات المشروع

ويجري
ذلك من خلال:

1.  
التأكُّد من اكتمال جميع الحزم والمهام، من أجل تحقيق
أهداف المشروع بدقة.

2.  
التأكُّد من أن كل مخرجات المشروع تلتزم بمعايير
الجودة والمتطلبات الوظيفية المتفق عليها مسبقاً.

3.  
التحقُّق من تسليم جميع المخرجات، والموافقة
عليها من قبل العميل أو المستخدم النهائي.

4.   استلام توقيعات
رسمية من أصحاب المصلحة والعملاء، كدليل على إتمام المشروع واعتماده.

 

ثانياً- تحليل
نتائج المشروع النهائية

خلال
هذه لمرحلة، يتم ما يلي:

·      
تقييم مدى إنجاز المشروع لأهدافه وفقاً لـ:
الجدول الزمني، والتكلفة، وجودة العمل، ونطاق العمل المحدَّد.

·      
التأكُّد من الالتزام بالنطاق المحدَّد مسبقاً،
مع توثيق أيَّة انحرافات أو تغييرات حدثت خلال التنفيذ.

·      
تحليل الأداء الفعلي مقابل الخطط الأساسية (Baseline)
لتحديد الفجوات والانحرافات، مع دراسة أسبابها وأثرها على المشروع.

 

ثالثاً- إعادة
تخصيص الموارد

بعد
التأكُّد من استكمال جميع مخرجات المشروع بنجاح، تُباشَر عملية إعادة توزيع
الموارد المالية والمادية والبشرية بشكل منظَّم.

يشمل
ذلك إعادة تعيين أعضاء فرق العمل في أدوار جديدة، أو توجيههم نحو
مشاريع أخرى، كما تتم إعادة المعدات والأدوات غير المستخدمة، أو تجري إعادة تخصيصها
حسب الحاجة، لضمان الاستغلال الأمثل للموارد المتاحة، وتعزيز
استدامتها.

 

رابعاً- تسوية
العقود والالتزامات

تتمثل
مرحلة إغلاق العقود في إنهاء جميع الاتفاقيات مع الموردين والعملاء، مع التأكُّد
من الوفاء الكامل بكافة الالتزامات التعاقدية.

يشمل
ذلك تسوية الفواتير، ودفع المستحقات للمستفيدين بشكل كامل، بالإضافة إلى ذلك، يتم إعداد التقارير
النهائية وتوزيعها على المورِّدين، وأصحاب المصلحة، لضمان الشفافية وتوثيق نتائج
المشروع بشكل رسمي.

كمدير مشروع، تذكَّر بأنَّ عليك
متابعة عمليات التحصيل التي تتبع للشركة التي تعمل بها، وكذلك متابعة عمليات سداد
المستحقَّات للمورِّدين الذين تتعامل معهم الشركة...

وقد حثَّ ديننا الحنيف على الوفاء
بالعقود والالتزامات، وأكَّد على هذه المسألة، بل غلَّظ في التشديد عليها ضمن عدد
من الآيات القرآنية والأحاديث النبوية الشريفة. ومن ذلك قوله تعالى:

1.   ﴿يَا
أَيُّهَا الَّذِينَ آمَنُوا أَوْفُوا بِالْعُقُودِ﴾ [المائدة: 1].

2.   ﴿الَّذِينَ
يُوفُونَ بِعَهْدِ اللَّهِ وَلَا يَنْقُضُونَ الْمِيثَاقَ﴾ [الرعد: 20].

3.  
﴿وَأَوْفُوا بِعَهْدِ اللَّهِ إِذَا عَاهَدْتُمْ وَلَا
تَنْقُضُوا الْأَيْمَانَ بَعْدَ تَوْكِيدِهَا وَقَدْ جَعَلْتُمُ اللَّهَ
عَلَيْكُمْ كَفِيلًا إِنَّ اللَّهَ يَعْلَمُ مَا تَفْعَلُونَ﴾ [النحل: 91].

4.   ﴿وَأَوْفُوا
بِالْعَهْدِ إِنَّ الْعَهْدَ كَانَ مَسْئُولًا﴾ [الإسراء: 34].

5.   ﴿وَالَّذِينَ
هُمْ لِأَمَانَاتِهِمْ وَعَهْدِهِمْ رَاعُونَ﴾
[المؤمنون: 8].

6.   ﴿وَالْمُوفُونَ بِعَهْدِهِمْ إِذَا عَاهَدُوا﴾ [البقرة: 177].

7.   ﴿بَلَى
مَنْ أَوْفَى بِعَهْدِهِ وَاتَّقَى فَإِنَّ اللَّهَ يُحِبُّ الْمُتَّقِينَ ۩ إِنَّ الَّذِينَ يَشْتَرُونَ بِعَهْدِ اللَّهِ
وَأَيْمَانِهِمْ ثَمَنًا قَلِيلًا أُولَئِكَ لَا خَلَاقَ لَهُمْ فِي الْآخِرَةِ
وَلَا يُكَلِّمُهُمُ اللَّهُ وَلَا يَنْظُرُ إِلَيْهِمْ يَوْمَ الْقِيَامَةِ وَلَا
يُزَكِّيهِمْ وَلَهُمْ عَذَابٌ أَلِيمٌ﴾ [آل عمران: 76 - 77].

وقد روي في بعض
الآثار القدسية: «إِنَّ اللَّهَ يَقُولُ أَنَا ثَالِثُ الشَّرِيكَيْنِ مَا
لَمْ يَخُنْ أَحَدُهُمَا صَاحِبَهُ فَإِذَا خَانَهُ خَرَجْتُ مِنْ بَيْنِهِمَا» [سنن أبي داود].

 

خامساً- التأكُّد من أرشفة وثائق ومخرجات المشروع

يتم في هذا النشاط التأكُّد من
أرشفة جميع مخرجات المشروع، بما يشمل وثائق إدارة المشروع، والوثائق التنظيمية
مثل:

-        
كراسة
الشروط والمواصفات ذات العلاقة بالمشروع (في حال تنفيذ المشروع كاستجابة لكراسة).

-        
العرض
الفني والمالي لتنفيذ المشروع (في حال تنفيذ المشروع بناء على عرض فنِّيٍ ومالي
مقبولين).

-        
خطة
تنفيذ المشروع، والجدول الزمني.

-        
محاضر
الاجتماعات.

-        
التسليمات
(المخرجات) الرسمية والمعتمدة.

-        
اعتماد
المخرجات والتسليمات.

-        
طلبات
التغيير المعتمد (في حال وجودها).

-        
تقرير
الإغلاق.

 

سادساً- التدقيق الداخلي - Audit

يتم في هذه المرحلة التحقق الكامل
للتأكد من التزام جميع الأطراف بما تم الاتفاق عليه في العقد وفي خطة المشروع.

يتضمن التدقيق الداخلي مراجعة
التسويات التعاقدية والمالية، التحقق من اكتمال تسلُّم المنتجات والنواتج، وتوفير
التوثيق الكامل بما يضمن إبراء الذمة، ويؤسِّس لمخرجات قوية للتعلُّم والتحسين في
المشاريع التالية.

 

سابعاً- تحليل
الدروس المستفادة

تُعدُّ مرحلة التفكُّر في المشروع،
واستخلاص الدروس المستفادة خطوةً أساسية لتقييم النجاحات والإخفاقات التي واجهها
الفريق خلال التنفيذ.

يتم خلالها مراجعة الأنشطة التي حقَّقت
النتائج المرجوة، بالإضافة إلى تسليط الضوء على المشكلات والتحديات والجوانب التي
تحتاج إلى تحسين.

هذا وينصح بأن يتمَّ تحليل الدروس
المستفادة بالتعاون مع فريق العمل، كما يمكن الاستفادة من أدوات الذكاء الاصطناعي
في تحليلها.

وبناء على نتائج التحليل، يجب
توثيق التوصيات والاستراتيجيات التي يمكن الاستفادة منها لتحسين أداء المشاريع
المستقبلية، ممَّا يعزّز من فرص النجاح، ويحدُّ من تكرار الأخطاء.

 

توثيق الدروس المستفادة - كيف ولماذا؟

الدروس
المستفادة هي المعرفة العملية التي يكتسبها فريق المشروع في أثناء التنفيذ، وتتمثَّل
بتنظيم ما نجح وما أخفق، وما يمكن تحسينه لاحقاً.

ويُقصد
بها تسجيل الخبرات الفعلية التي ظهرت خلال جميع مراحل المشروع، من التخطيط وحتى
الإغلاق، وتُعدُّ من أبرز أدوات التطوير المستمر والاستدامة في إدارة المشاريع.

بعد تسجيل الدروس المستفادة، يتم
تخزينها بطريقة يسهل الوصول إليها من قبل المعنيين في الشركة، ممَّا يعزِّز فرص
مراجعتها والاستفادة منها عند الحاجة.

 

يتم جمع هذه الدروس بوسائل متعددة، مثل:

·      
اجتماعات ختامية جماعية (جلسات الدروس المستفادة
- Lessons Learned Sessions) تجمع أعضاء الفريق؛ لمناقشة أبرز الملاحظات والمقاربات الناجحة
وغير الناجحة.

·      
مقابلات فردية مع أصحاب الأدوار الرئيسة؛ لتوثيق
وجهات النظر الشخصية.

·      
استبانات تهدف إلى جمع تغذية راجعة كمية ونوعية
من جميع المعنيين.

 

أهمية توثيق الدروس المستفادة

إنّ أهميّة توثيق الدروس المستفادة
تتجاوز تقييم المشروع نفسه، وتتعدى إلى مزايا أخرى هي:

1.   تجنّبُ تكرار
الأخطاء في المشاريع القادمة.

2.   تعزيز الممَّارسات
الناجحة وتكرارها.

3.   بناء قاعدة
معرفية مؤسسية موثّقة.

4.   دعم اتخاذ
قرارات أفضل مستقبلاً.

5.  
أداةٌ
مهمة تسهم في التطوير[JF3]  المستمر لأداء المؤسسة.

 

 

نصائح من "منصَّة
أتقن" لإغلاق مشروع ناجح

إن كنت ترغب في إغلاق مشروعك بشكل
ناجح، ننصحك في منصة أتقن بما يلي:

1.  
لا تؤجِّل
مراجعة جودة الأعمال، وجمع الدروس المستفادة إلى مرحلة الإغلاق النهائي للمشروع،
بل احرص على الاستمرار في جمع الدروس، وتطبيق التحسين المستمرِّ في جميع مراحل
العمل.

2.   أشرك أعضاء
الفريق في تحليل الأداء.

3.   كن موضوعياً في
مراجعة النجاحات والإخفاقات.

4.   استخدم أدوات
إدارة المشاريع لتوثيق الدروس
وجمعها ومشاركتها.

5.  
احرص على شكر فريق العمل وتحفيزه، لا سيَّما عندما يشارك أيَّة دروس
مستفادة.

 

نموذج اغلاق
المشروع

فيما يلي نموذج مبسَّط عن محتويات وثيقة اغلاق المشروع أو التقرير
الختامي للمشروع، حيث يفضَّل أن يحتوي على جميع البنود التالية على الأقل:

 

 

الختام

يمكن
تشبيه مرحلة إغلاق المشروع بحجر الأساس لترسيخ النجاحات، وتصحيح
المسارات، وبناء ذاكرة مؤسسية تُثري المستقبل، حيث أنّ تجاهل هذه المرحلة يُفقد
الفريق فرصاً ثمينة للتعلّم والتطوير.

وتذكّر
دوماً أنَّ المشاريع الناجحة لا تُقاس بانطلاقتها القوية فقط، بل بطريقة اختتامها
و كيفية إغلاق المشروع.

 

ولمن
يسعى لإدارة مشاريعه بكفاءة أعلى وتوثيق كل مرحلة بأسلوب احترافي، يمكنه الاستفادة
من أدوات إدارة المشروع المتوفرة عبر موقع أتقن، المصمّمة لدعم فرق العمل في تنفيذ
مشروعاتهم وفق أفضل الممَّارسات. ولاستشارات أكثر تخصيصاً ندعوك إلى التواصل معنا.

بقلم/
رغد الحلاق.

تحرير:
فريق أتقن^©

المصدر: الأكاديمية البريطانية للتدريب
والتطوير